Suite aux élections, il est nécessaire de mettre à jour la liste des acteurs dans web-delib.
La vidéo tutorielle suivante présente les manipulations nécessaires :
https://www.youtube.com/watch?v=-lmfHOhLjIg&feature=youtu.be
L’article suivant présente également les mêmes manipulations, à savoir :
- la suppression des acteurs sortants
- la création des acteurs entrants
- la mise à jour des listes pour chaque type de séance
- la mise à jour des listes sur les séances en cours d’élaboration au moment de ce changement
Attention ! Toutes les manipulations décrites ci-après doivent être effectuées après l’enregistrement de toutes les informations relatives aux anciens élus sur les anciennes séances (président, secrétaire, rapporteur, votants…).
Si les votes ont déjà été saisis avant la mise à jour de la liste, ou en cas d’erreur / d’oubli dans la liste, il convient d’annuler le vote directement au niveau de la délibération, grâce au bouton de réinitialisation. Cette manipulation effacera le vote et le numéro attribué à la délibération.
PS: la manipulation à effectuer dans idelibre en cas de connecteur web-delib/idelibre est décrite dans le manuel d’administration (menu ‘Gestion des utilisateur·rice·s‘)
1.GESTION DES ACTEURS
1.1.Suppression des acteurs sortants
Dans un premier temps, il convient de retirer les acteurs sortants.
Menu Administration >Acteurs > Acteurs
Cliquer sur la ‘poubelle’ à droite de chaque acteur ne faisant plus partie dans la liste des élus.
2.2. Ajout des acteurs entrants
Menu Administration >Acteurs > Acteurs
Bouton ‘Ajouter un acteur’
2.GESTION DES SEANCES
2.1.Mise à jour des types de séance
Après avoir déterminé la liste des acteurs, il convient de mettre à jour, pour chaque type de séance la liste des acteurs convoqués.
– Si les listes ont été définies uniquement par « type d’acteur », aucune mise à jour n’est nécessaire,
– Si les listes ont été définies par acteur, il convient alors d’aller sur chaque type de séance concernée afin de mettre à jour manuellement chaque acteur.
2.2.Mise à jour des séances en cours
Certaines séances délibérantes étaient en cours de préparation au moment de la mise à jour de la liste des acteurs participants. Pour mettre à jour la liste des acteurs de la séance, il est nécessaire de :
1° se positionner sur la séance concernée, menu Traiter > Voter
2° cliquer sur le bouton de vote de la première délibération de la liste
3° Cliquer sur le bouton ‘Récupérer la liste’
Une fois, la liste des présents récupérée, ne pas oublier d’enregistrer la liste.
Dès la première délibération mise à jour, vous pouvez procéder de façon identique pour les délibérations suivantes si cela le nécessite.